Blogpost vergunningen - Crew On Tour

3 maart 2020
Welke vergunningen heb ik nodig voor een event?

Voor het organiseren van een evenement heb je hoogstwaarschijnlijk één of meerdere vergunningen nodig. Controleer daarom altijd of je alle benodigde vergunningen hebt aangevraagd. Vereiste vergunningen kunnen per regio afwijken, dus informeer altijd bij de stad of gemeente waar jouw evenement plaatsvindt om welke vergunningen het gaat. 

Evenementenvergunning

In zijn algemeenheid moet je een evenement aankondigen bij de gemeente. Dit kan gerealiseerd worden door het maken van een melding, wat echter niet in alle gevallen voldoende is. Soms moet je namelijk een daadwerkelijke vergunning aanvragen.

Gratis melding

Als je een klein evenement organiseert is een melding al voldoende. De eisen van een klein evenement verschillen per gemeente en zijn te vinden op de desbetreffende website. Als dat het geval is hoef je alleen nog de gemeente op de hoogte te stellen. Dat moet in veel gemeenten ongeveer twee weken van te voren. In de melding moet je een beschrijving plaatsen van het evenement, de locatie, de naam en telefoonnummer van de contactpersoon die tijdens het evenement aanwezig is.

Vergunning

De evenementenvergunning kan online aangevraagd worden samen met de andere benodigde vergunningen, ontheffingen of meldingen. Om de aanvraag online in te dienen, heb je wel een DigiD of E-herkenning nodig. Ook staat er voor welke datum dit aangekondigd moet worden bij de gemeente. Soms is een veiligheidsplan, draaiboek en/of risicoanalyse een verplicht onderdeel van de procedure. In de evenementenvergunning staat welke maatregelen de organisator moet nemen. Denk hierbij aan (brand)veiligheid, gezondheid en de openbare orde.

Overige vergunningen voor events

Daarnaast zijn er ook nog vergunningen voor specifieke onderdelen. Zo zijn er vergunningen voor:  

  • Ontheffing van geluidsnorm;
  • Het plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribune;
  • Ontheffing van Drank- en Horecawet;
  • Ontbrandingstoestemming voor vuurwerk.

Geluidsvergunning

Er wordt tegenwoordig erg streng opgetreden tegen het overtreden van de geluidsnorm. Deze regels zijn wettelijk vastgelegd in de Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) en de Wet Geluidhinder. In sommige gevallen is het zelfs verplicht om gratis gehoorbescherming uit te delen aan de bezoekers van je evenement. Voor het aanvragen van de geluidsvergunning dien je contact op te nemen met de lokale overheid.

Plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribunes

Je moet toestemming vragen aan de gemeente om tenten, podia, stellingen of tribunes te plaatsen op een evenement. De brandweer zal de locatie van het evenement en de constructie moeten inspecteren en veilig verklaren. Dit zijn een aantal zaken die je moet doorgeven voor het aanvragen van de vergunning:

  • Het aantal bezoekers
  • Materiaal
  • De afmetingen van het object
  • Plattegrond van het object
  • De nooduitgangen

In sommige gevallen duurt het een aantal weken of maanden voordat je goedkeuring krijgt. Vraag de vergunning dus altijd op tijd aan.

Drank- en horecavergunning

Alcohol

Voor het serveren van alcoholische dranken dien je te beschikken over een drank- en horecavergunning voor de volgende twee zaken: een ontheffing van de drank- en horecawet aan te vragen. Hiervoor heb je twee vergunningen nodig:

  • Een tapvergunning
  • Een vergunning voor het schenken van sterke drank (>15%)

Vaak beschikt de locatie waar evenementen georganiseerd worden al over de juiste vergunningen. Desondanks is het aan te raden om dit tijdig te controleren bij de desbetreffende locatie. Als de eventlocatie nog geen vergunning heeft of ben jij degene die de locatie zelf inricht, vraag dan de vergunningen aan bij de gemeente. Op sommige evenementlocaties is er geen vergunningplicht om te tappen en sterke drank aan te bieden. Daarentegen is er wel nog een machtiging van de gemeente nodig. Voor meer informatie daarover, kun je contact opnemen met de gemeente.

Vervolgens kan er ook een ontheffing van de drank- en horecawet worden aangevraagd voor een evenement dat niet plaatsvindt op een evenementenlocatie die beschikt over de correcte vergunningen. Bij deze ontheffing is het echter niet mogelijk om sterke dranken (>15%) te serveren. De Kamer van Koophandel stelt: 

Dan heeft u een ontheffing artikel 35 Drank- en horecawet van de gemeente nodig. Deze geldt voor een aaneengesloten periode van maximaal 12 dagen. U kunt voor hetzelfde jaarlijkse evenement 1 ontheffing krijgen.

Voeding

Ook aan de verkoop van eten en niet-alcoholische dranken zijn strenge regels verboden. Cateraars en eetkramen hebben ten eerste een vergunning nodig voor de verkoop van eten en daarnaast moeten ze voldoen aan strenge hygiëne-eisen. Ga dus altijd na of jouw cateraar over deze vergunningen beschikt, zodat je bezoekers ongestoord kunnen genieten.

Vuurwerkvergunning

Ook voor een vuurwerkshow heb je een vergunning nodig. Deze kun je aanvragen bij de provincie. Echter kan deze vergunning alleen aangevraagd worden door een gespecialiseerd vuurwerk bedrijf.

Wanneer je een evenement binnen organiseert en vuurwerk of semiprofessioneel vuurwerk wilt afsteken is de wettelijke termijn voor de aanvraag twee weken. Voor grotere vuurwerkshows heb je ook een ontbrandingstoestemming nodig, daarvoor is de aanvraag termijn minimaal 14 weken.